來源：中鐵北京局安全質(zhì)量交流平臺

工程聯(lián)系單：用于甲乙雙方日常工作聯(lián)系。供建設、監(jiān)理（或設計）、施工單位等各個單位之間相互咨詢或商議。例如：施工單位聯(lián)系建設單位催要甲供材料。工程聯(lián)系單是用于聯(lián)系工程技術手段處理，工程質(zhì)量問題處理，設計變更等的函件，一般多見于施工單位出具聯(lián)系單給建設單位或設計單位，建設單位也常常向設計單位出具聯(lián)系單，收件單位均要依據(jù)具體情況予以答復。

聯(lián)系單可以由一個單位發(fā)出給一個單位或多個單位一起商議確定處理某件問題。工作聯(lián)系單是資料員在工作中經(jīng)常遇到的，是我們施工過程中的應用最廣的一種應用文，如何去寫好一篇聯(lián)系單。

我們在工程過程中通常會遇到需要進行書面文件溝通的時候，比如工作聯(lián)系單，工程洽商，甚至設計變更等文件的書寫，但通常時候并沒有統(tǒng)一的模板，比如小編就見過各種各樣奇葩的工作聯(lián)系單、洽商等，結(jié)構(gòu)混亂，內(nèi)容表達模糊，或繁瑣，或詞不達意，有的甚至錯別字橫出！真是有種要掐死對方的感覺。那么如何快速編制一份表達清晰，內(nèi)容明確，用詞得體的書面函件呢？可以參照以下下幾個步驟進行：

01、明確發(fā)函目的

任何書面形式的溝通，本質(zhì)上是需要通過一種正式的途徑來達成一種目的。所以，無論是聯(lián)系單、洽商，還是設計變更，性質(zhì)上基本可劃分為通知、建議、聯(lián)系。明確發(fā)函的目的，即需要達成的目的是通知、建議、還是就某件事進行一些聯(lián)系。如有多個事件的話，首先明確主次關系及相關聯(lián)程度，如事件無相關性的話，建議分開單獨發(fā)函，這樣便于接收者準確的明白該函件的主要內(nèi)容及目的。避免出現(xiàn)多件事的目的不同，但同時出現(xiàn)在一份函件中，這種情況多發(fā)生在工程聯(lián)系單中，通常工程聯(lián)系單內(nèi)容多為通知、建議或者就某件事的進程進行跟蹤，故需在函件事項中首先明確聯(lián)系事項及目的，便于接收者準確的進行信息的分類，同時可根據(jù)事件的重要程度及是否需要及時回復進行分級。

要發(fā)聯(lián)系單，當然是事出有因。一個有說服力的原因，往往可以讓你的聯(lián)系單很快可以簽批下來；一些常見事由如下，其它問題大家可以舉一反三！

1、工期問題，由其它單位的配合不到位，影響到我們的施工進度；催促建設單位下令給其它單位或后期由此聯(lián)系單作為工期延后的證明。

2、改換甲方指定材料品牌，如提定材料品牌在當?shù)刭徺I不到，要更換其它的品牌；

3、設計問題，如施工現(xiàn)場與施工圖紙不吻合，需要甲方和設計院批示的情況；

4、工程變更問題，圖紙變更后，用來和建設單位說明，增加工程量變更。

確定邏輯結(jié)構(gòu)

明確了目的，然后需要明確怎么樣來一步步的達成，即邏輯結(jié)構(gòu)是什么。底層邏輯就像如果我們需要請一個人幫忙的話，總不能一上來就直接提要求，總是需要寒暄一下。同理，函件內(nèi)容上面同樣需要遞進關系，即通過前因后果的方式來表達我們的目的。比如首先描述事情的基本情況，然后描述造成什么問題，最后提出相應的解決辦法，這就是一個基本的邏輯結(jié)構(gòu)。

如材料品牌變更，原已設計好的你為什么要變更；1、當?shù)刂苓呝I不了外地購買成本太高，那就變更。2、如當?shù)乜梢再徺I，你施工單位想從賺得更多利潤又和建設單位有點貓膩，聯(lián)系單只是要走過過場的話，那你就要列舉要當前品牌和要更換品牌雙方面優(yōu)勢，從而說明要更換。

我們資料員自己動手去寫好的聯(lián)系單，一定要給你的領導審批完才發(fā)出去。

03合理組織語言

明確了邏輯結(jié)構(gòu)后，我們需要組織語言，這里有三個地方需要特別注意：

1、使用書面的商務用語

通常在函件內(nèi)容的收集過程中，材料的內(nèi)容往往偏向于口語化，需要進行二次加工后才能進行輸出，比如如“……早就報給了XXX，還沒有回信……”等，可更換為“……已于XXXX年XX月XX日通過XX方式上報于XX負責，至今未收到相關答復……”。這樣能夠體現(xiàn)出自己對事件的重視，同時影響對方能夠嚴肅、認真的對待。

2、明確事件的三要素（時間、地點、人物）

由于工程的過程是連續(xù)的長周期的事件，事件表達時需對本身的信息進行明確，即明確三要素，避免出現(xiàn)內(nèi)容不完整導致重復發(fā)送函件的事件出現(xiàn)造成的影響，并且明確了事件的三要素以后，能夠更加突出事件的重要性及唯一性，方便雙方盡快就事件本身達成共識。

比如“……鋼筋進場后，驗收不合格，需要進行退場處理……”可以細化為“XXXX年XX月XX日XX牌鋼筋運至加工廠后，經(jīng)XX質(zhì)檢員檢驗后發(fā)現(xiàn)不滿足XX要求，視為不合格品，需按照XX規(guī)定進行退場處理，并登記記錄不合格品處理記錄表……”

3、文字無歧義或其他不當用詞

由于收發(fā)雙方的關系、事件的分級情況不同，語言的組織方面需要考慮到雙方的從屬關系、內(nèi)容的重要性等因素，比如施工單位向建設單位發(fā)函內(nèi)容中一般有“懇請貴方領導予以重視！”，再比如描述事件的重要性時，可能只是影響了非關鍵線路，并不影響總進度及后續(xù)工序的開展，“XX程序流程的滯后已經(jīng)嚴重影響施工進度……”就顯得大題小做，且不便于雙方進一步的溝通。

落實書面格式

最后一步需要將我們的所有內(nèi)容整理成相應的文件格式，避免出現(xiàn)格式錯誤，一般情況下工程聯(lián)系單、設計變更等有相對完善的資料系統(tǒng)，洽商、簽證等往往無特定格式，故需提前與對方聯(lián)系或按照以往形式結(jié)合自身情況進行編制，但無論任何格式的編制都應以能夠方便雙方交流及認可的基礎上進行。同時參考商務信函的格式要求進行相應的再編輯，最后進行全面的檢查，確定內(nèi)容的格式、文字等能夠突出目的，連貫性強。

綜上所述，一份好的商務聯(lián)系函應該在內(nèi)容、邏輯、格式上綜合進行編制，確保能夠很好地完成我們設定的目標，最終達成共識。

事實最好的說明就是現(xiàn)場相片或相關其它的證明文件，如有必要就在里面加入一些相片和相關證明。聯(lián)系單的格式里面一般我們只看到只有一個單位簽名意見，如果這聯(lián)系要發(fā)多個單位時可以在里面加多幾行添加多其他單位。如是多個單位的聯(lián)系單，發(fā)出順序首先要先經(jīng)監(jiān)理單位，那監(jiān)理單位應排在前面、再到設計單位等建設單位要排在最后。咨詢事議的聯(lián)系單，一般情況下只需蓋個項目章就可以了。如果是有關于工程變更及涉及錢的聯(lián)系單，那你最好蓋上公章給它。聯(lián)系單要發(fā)給多少單位就要做多少份，資料送出，一定要做好簽收的手續(xù)。并要做好跟蹤落實，定期去回訪下看他們簽好名蓋好章了沒有。該改就改，不能一直拖著在那里。自己處理不了，該反映給領導知道就告訴他們，主要是說明你有做了這些事情。

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